ในช่วงเวลา 13 ปีที่ผ่านมา การพัฒนาของเทคโนโลยี ทำให้นักวิชาการมองว่าการสร้างโลก paperless Officeมีความเป็นไปได้ สามารถทำได้ทั้งในครัวเรือนและในที่ทำงาน การสำรวจในสหรัฐฯ พบว่าโดยเฉลี่ย พนักงานในออฟฟิศแต่ละคนใช้กระดาษกว่า 10,000 แผ่นต่อปี และไม่พยายามจะลดปริมาณการใช้กระดาษจริง แต่เนื่องจากตอนนี้ด้วยเทคโนโลยีที่เข้ามา ทำให้องค์กรและคนส่วนใหญ่เริ่มตื่นตัวกับคำว่า สังคม Paperless อีกครั้ง เนื่องจากทุกวันนี้ส่วนใหญ่เรามีระบบไร้สายที่ดีขึ้น อุปกรณ์จัดเก็บที่มีความปลอดภัยมากยิ่งขึ้น รวมไปถึงการระบุถึงตัวบุคคลที่แม่นยำมากขึ้นเช่นกัน ฉะนั้น Office ไหนที่อยากเริ่มนำแนวคิดไปใช้ เพื่อมุ่งสู่การเป็นธุรกิจแบบ Paperless เริ่มจาก 3 สิ่ง ดังนี้

      1. การรวบรวมข้อมูล
องค์กรควรจะต้องประเมินก่อนว่าเดิมนั้นเอกสารและข้อมูลต่างๆ ถูกส่งเข้ามายังองค์กรในช่องทางใดบ้าง และจัดเก็บไว้ที่ใด ข้อมูลทั้งในรูปแบบของกระดาษและ Digital ซึ่งจะต้องสามารถถูกนำเข้าสู่ระบบ Document Management ทั้งหมดได้ หากองค์กรไหนที่ยังไม่มีระบบการจัดเก็บเอกสารตามที่กล่าวไป ทาง Brainergy ขอนำเสนอ ระบบ SMART Document ที่จะเข้ามาช่วยรวบรวมเอกสารทั้งรูปแบบกระดาษและไฟล์ ดิจิตอลได้สะดวกยิ่งขึ้น อีกทั้งช่วยลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ และสามารถเรียกดูเอกสารได้ตลอดเวลา

      2. เส้นทางการส่งต่อข้อมูล
เมื่อข้อมูลถูกบันทึกเข้าสู่ระบบแล้ว การส่งข้อมูลเอกสารทั้งภายในทีมและระหว่างทีมก็ควรดำเนินการในรูปแบบ Digital เช่นเดียวกัน เพื่อให้สามารถนำไปทำงานต่อได้เป็น Workflow ทดแทนระบบเดิมที่เคยใช้เอกสารกระดาษในการดำเนินงานได้ ไม่ว่าจะเป็นการตรวจสอบเอกสาร, การอนุมัติ หรือการปฏิเสธก็ตาม จากข้อความด้านบน SMART Memo คือตัวอย่างระบบที่ส่วนใหญ่ทุกองค์กรต้องใช้ ไว้บันทึกข้อความ (Memo) การขออนุมัติ มีขั้นตอนง่ายเพียง 3 ขั้นตอน และสามารถร้องขอหรืออนุมัติผ่านทางอีเมล์ รวมไปถึงการตรวจสอบและค้นหาเอกสารย้อนหลังได้ด้วยเช่นกัน

      3. การจัดเก็บข้อมูล
จะต้องถูกจัดเก็บและควบคุมให้มีการเข้าถึงได้จากเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องหรือมีสิทธิ์เท่านั้น ซึ่งระบบ SMART Document และ SMART Memo มีเมนูการจัดการสิทธิ์ผู้ใช้งานทั้งในแง่จัดเก็บ การส่งข้อมูล เพื่อรักษาความปลอดภัยข้อมูลที่อยู่บนระบบ นอกจากข้อดีของการไม่ใช้กระดาษและการเก็บเอกสารแล้ว ระบบการทำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ยังช่วยในเรื่องของการยืนยันตัวตนของเจ้าของเอกสารนั้นได้อีกด้วย ซึ่งสามารถทำผ่านระบบ SMART Signature ทำให้ผู้ใช้งานไม่ต้องเสียเวลาในการจัดเตรียมเอกสารและเกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุด ข้อมูลที่จัดเตรียมได้รวดเร็วทำให้ประหยัดเวลาในการทำงานและทำให้มีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้น