Knowledge center

Home Knowledge center

เกร็ดความรู้

Paperless Office เตรียมความพร้อมสู่สังคมไร้กระดาษ

By.ADMIN 1376

      ในช่วงเวลา 13 ปีที่ผ่านมา การพัฒนาของเทคโนโลยี ทำให้นักวิชาการมองว่าการสร้างโลก paperless Officeมีความเป็นไปได้ สามารถทำได้ทั้งในครัวเรือนและในที่ทำงาน การสำรวจในสหรัฐฯ พบว่าโดยเฉลี่ย พนักงานในออฟฟิศแต่ละคนใช้กระดาษกว่า 10,000 แผ่นต่อปี และไม่พยายามจะลดปริมาณการใช้กระดาษจริง แต่เนื่องจากตอนนี้ด้วยเทคโนโลยีที่เข้ามา ทำให้องค์กรและคนส่วนใหญ่เริ่มตื่นตัวกับคำว่า สังคม Paperless อีกครั้ง เนื่องจากทุกวันนี้ส่วนใหญ่เรามีระบบไร้สายที่ดีขึ้น อุปกรณ์จัดเก็บที่มีความปลอดภัยมากยิ่งขึ้น รวมไปถึงการระบุถึงตัวบุคคลที่แม่นยำมากขึ้นเช่นกัน ฉะนั้น Office ไหนที่อยากเริ่มนำแนวคิดไปใช้ เพื่อมุ่งสู่การเป็นธุรกิจแบบ Paperless เริ่มจาก 3 สิ่ง ดังนี้

      1. การรวบรวมข้อมูล
องค์กรควรจะต้องประเมินก่อนว่าเดิมนั้นเอกสารและข้อมูลต่างๆ ถูกส่งเข้ามายังองค์กรในช่องทางใดบ้าง และจัดเก็บไว้ที่ใด ข้อมูลทั้งในรูปแบบของกระดาษและ Digital ซึ่งจะต้องสามารถถูกนำเข้าสู่ระบบ Document Management ทั้งหมดได้ หากองค์กรไหนที่ยังไม่มีระบบการจัดเก็บเอกสารตามที่กล่าวไป ทาง Brainergy ขอนำเสนอ ระบบ SMART Document ที่จะเข้ามาช่วยรวบรวมเอกสารทั้งรูปแบบกระดาษและไฟล์ ดิจิตอลได้สะดวกยิ่งขึ้น อีกทั้งช่วยลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ และสามารถเรียกดูเอกสารได้ตลอดเวลา

      2. เส้นทางการส่งต่อข้อมูล
เมื่อข้อมูลถูกบันทึกเข้าสู่ระบบแล้ว การส่งข้อมูลเอกสารทั้งภายในทีมและระหว่างทีมก็ควรดำเนินการในรูปแบบ Digital เช่นเดียวกัน เพื่อให้สามารถนำไปทำงานต่อได้เป็น Workflow ทดแทนระบบเดิมที่เคยใช้เอกสารกระดาษในการดำเนินงานได้ ไม่ว่าจะเป็นการตรวจสอบเอกสาร, การอนุมัติ หรือการปฏิเสธก็ตาม จากข้อความด้านบน SMART Memo คือตัวอย่างระบบที่ส่วนใหญ่ทุกองค์กรต้องใช้ ไว้บันทึกข้อความ (Memo) การขออนุมัติ มีขั้นตอนง่ายเพียง 3 ขั้นตอน และสามารถร้องขอหรืออนุมัติผ่านทางอีเมล์ รวมไปถึงการตรวจสอบและค้นหาเอกสารย้อนหลังได้ด้วยเช่นกัน

      3. การจัดเก็บข้อมูล
จะต้องถูกจัดเก็บและควบคุมให้มีการเข้าถึงได้จากเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องหรือมีสิทธิ์เท่านั้น ซึ่งระบบ SMART Document และ SMART Memo มีเมนูการจัดการสิทธิ์ผู้ใช้งานทั้งในแง่จัดเก็บ การส่งข้อมูล เพื่อรักษาความปลอดภัยข้อมูลที่อยู่บนระบบ นอกจากข้อดีของการไม่ใช้กระดาษและการเก็บเอกสารแล้ว ระบบการทำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ยังช่วยในเรื่องของการยืนยันตัวตนของเจ้าของเอกสารนั้นได้อีกด้วย ซึ่งสามารถทำผ่านระบบ SMART Signature ทำให้ผู้ใช้งานไม่ต้องเสียเวลาในการจัดเตรียมเอกสารและเกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุด ข้อมูลที่จัดเตรียมได้รวดเร็วทำให้ประหยัดเวลาในการทำงานและทำให้มีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้น



...
Paperless Office เตรียมความพร้อมสู่สังคมไร้กระดาษ...
07 March 2019
...
Mobile Office ไม่ว่าที่ไหนก็เป็นที่ทำงานได้...
07 March 2019